Le télésecrétariat devient un service qui prend tout son sens à l’heure où le travail à distance se développe à travers le monde. Et pourtant, il s’agit d’une prestation qui existe depuis des années. Il permet à un professionnel, quel que soit son domaine d’activité, de déléguer l’intégralité ou une partie de ses tâches administratives. En effet, il peut confier cette mission à une télésecrétaire indépendante ou à une entreprise spécialisée dans l’externalisation du secrétariat. Le point sur le service de télésecrétariat qui est une solution désormais pratiquement indispensable.
Télésecrétariat : fonctionnement et utilité
Recourir à un service de télésecrétariat revient à confier le travail de secrétariat à un professionnel à distance. Il consiste donc à externaliser les tâches telles que l’accueil téléphonique, la prise et la gestion des appels, l’organisation d’agendas, l’envoi de courriers, le classement des documents, etc. Cela permet à une entreprise d’éviter toutes les contraintes liées au recrutement d’un personnel dédié. Ce qui lui offre un gain de temps et d’argent plus ou moins considérable.
Ce type de prestation est pris en charge par un secrétaire à distance indépendant ou une société qui emploie des secrétaires comme salariés. Il est possible de déléguer intégralement ou partiellement les tâches de secrétariat. Le partenariat avec le prestataire peut en outre se faire de façon ponctuelle ou pérenne. Selon le cas, il est indispensable pour remplacer un personnel en congé ou en arrêt, et répondre à une augmentation d’activité.
Télésecrétariat : missions et avantages
Opter pour le télésecrétariat permet à une entreprise de profiter de plusieurs avantages. Certes, elle pourra choisir un prestataire qui est capable de prendre en charge en partie ou en intégralité les missions suivantes :
- gestion des agendas ;
- prise de rendez-vous ;
- accueil téléphonique ;
- rédaction de comptes-rendus ;
- suivi des relances des clients ;
- gestion de courriels ;
- réception et transfert des appels téléphoniques ;
- liaison entre plusieurs interlocuteurs ;
- réalisation de la saisie comptable ;
- gestion et mise à jour de dossiers des clients.
En matière d’avantages, il faut avouer que cette prestation de service n’en manque pas. Tous les profils d’entreprises et de professionnels peuvent d’abord y recourir. Cette activité déléguée peut effectivement être utile pour tous les secteurs d’activité, quelle que soit l’envergure de l’établissement en question. D’ailleurs, le télésecrétariat permet à toutes les firmes de réaliser des économies qui sont parfaitement visibles à tous les niveaux.
L’externalisation des tâches administratives constitue également l’un de ses atouts principaux. Cet avantage est en particulier valable pour les professionnels qui ont besoin de consacrer beaucoup de temps à leur cœur de métier. Recourir à ce service leur est en effet indispensable pour se concentrer sur leur activité principale et travailler sereinement sans perdre de temps dans des tâches à faible valeur ajoutée.
Sinon, il faut savoir que la plupart des prestataires en secrétariat à distance proposent des services à la carte. Cela est avantageux pour les professionnels et entreprises qui souhaitent limiter les coûts liés à leur secrétariat. Autrement dit, il leur est possible de solliciter un télésecrétaire pour remplir uniquement certaines missions spécifiques.
Télésecrétariat : quel est son coût ?
Déterminer avec précision le prix à payer pour un tel service est difficile. En revanche, il est intéressant de savoir que le coût varie considérablement en fonction du type de prestataire choisi. Il est évident que recourir à une entreprise spécialisée dans l’externalisation est moins cher que solliciter l’assistance d’un secrétaire indépendant à distance. Les tarifs sont par ailleurs établis selon plusieurs paramètres. Ils varient par exemple en fonction des prestations souhaitées, de la charge de travail, du délai exigé, du type de contrat voulu ou du niveau d’expérience recherché.
